四、如何实施采购管理
采购管理重在如何实施，结合纸品包装印刷企业实际，笔者认为企业应主要做好以下各项工作：
1.完善企业采购制度
建立完善的企业采购制度，这是采购管理工作有效进行的根本保证。采购管理程序主要应包括以下几个方面：
⑴制定采购条件
明确采购人员对供应商的选择、物料的质量、需求的满足保证等负完全责任，并确立主管负责制。物料采购应遵循适量原则，不得超标采购或者进行根本不需要的采购。执行价格不得高于企业核定价格或掌握的现行市场价。对于纸张质量、价格相同的条件下应到正在发生业务或已确认的战略性供应商处采购，不宜随意变更供应商。尤其是油墨的采购，因为不同厂家的油墨色彩性能是不相同的，随意变更会使印品质量更难以控制。
⑵明确分工、权责分明
为了明确采购业务人员的权利和责任，使各采购活动有条不紊地进行，必须对企业的所有采购活动按类别分工并落实相应的采购人员。
⑶采购权限设置
所有采购报价、采购合同、业务办理必须先批准后实行。拒绝未经批准的采购事宜，但遇到突发性或临时性急需物料可以先采购，然后凭证补办相关采购手续，方可进行货款结算。
⑷严格验货
所有采购购入后必须经专门验货人员验收并在单据上签字。验收者必须核实采购的物料与订货单是否相符，并对经手验收的物料品种、规格、数量和质量等与采购条件相符性负责。
2.做好市场调研
随着市场竞争的加剧，市场调研受到越来越多企业的重视。做好市场调研是企业获得采购优势，尤其是价格优势的前提条件。一些在观念和思维上比较超前的企业已经成立了专门的市场研究部门，抓住多变的市场信息，以期在市场竞争中赢得主动。市场调研可以委托专业市场调查公司来做，也可以由企业自己来做，设立市场研究部门，同时可以负责其它各项调研工作。
3.搞好供应链合作关系
纸品包装印刷企业不同于其它成长型企业，物料的变更容易引起印品质量的改变。如不同厂家相同类型的纸张会具有不同的印刷适性，甚至同一厂家不同时期的产品，其印刷适性也有差别。在这种实情况下，建立供应链合作关系对印刷企业大有益处。在供应链管理的采购环境下，采购工作可以做到采购五项原则，即适价、适时、适质、适量、适地。供应链合作关系下的采购和传统的采购方式相比，其差异主要体现在三个转变上：从为库存而采购转向为订单而采购转变；从采购管理向外部资源管理转变；从一般买卖关系向战略协作伙伴关系转变。
4.建立物料档案馆
为企业建立一个物料档案馆，会使采购管理工作锦上添花。物料档案馆应存有印前用纸张、油墨及其印后产品，并记录印品所用印刷机台，以备日后查阅。建立物料档案馆，可以使企业的相关业务有史可循，并有利于对采购工作进行评估，当发生企业间纠纷时自身也有了凭证。
五、JIT与安全库存
JIT采购模式是“准时化生产（JUST IN TIME）”在采购管理中的应用。“准时化生产”是二战以后最重要的生产方式之一，由于它起源于日本的丰田汽车公司，因而曾被称为“丰田生产方式”。后来随着这种生产方式的独特性和有效性被越来越广泛地认识、研究和应用，人们才称之为JIT。JIT浓缩了各种管理精华，它是在重复制造的生产环境下发展起来的一种先进的管理思想、管理方法及管理模式，可以用于任何类型的企业业务中任何具有重复性的部分。
印刷企业属于面向订单的加工型企业，没有订单就没有生产，生产也就意味着有了销售！因此对于面向订单的加工型企业，也易于采用JIT采购模式。JIT十分重视客户的个性化需求，增加了供应链的柔性和敏捷性，体现了供应链管理的协调性和集成性，可以保证供应链整体的同步化运作，这些无不适合如今的纸品包装印刷企业的运作特点。供应链管理环境下的JIT采购方式和传统的采购方式有许多不同之处。主要体现如下：
1.对供应商的选择标准不同传统的采购模式中供应商与用户的关系是短期的合作关系，当发现供应商不合适时，可以重新选择供应商。但在JIT采购模式中，供应商和用户是长期的合作关系，在选择供应商时，需要对供应商进行综合的评估，而且在评估供应商时价格不是主要因素，质量是最重要的标准。这种质量不单指产品的质量，还包括工作质量、交货质量、技术质量等多方面内容。
2.对于信息共享的需求不同JIT采购模式要求供应和需求双方信息高度共享，同时保证供应与需求信息的准确性和实时性。由于双方的战略合作关系，企业在生产计划、库存、质量等各方面的信息都可以及时进行交流，以便出现问题时能够及时处理。
3.制定采购批量的策略不同小批量采购是JIT采购的一个基本特征。准时化采购和传统的采购模式，一个重要的不同之处在于准时化生产需要减少生产批量，采购的物资采用小批量办法。但应该注意的是，这同时也相应增加了运输次数和成本。解决的方式可以通过混合运输、第三方物流或尽量使供应商靠近用户等方式来实现。
4.对交货准时性要求不同JIT采购方式的一个重要特点是要求交货准时，这是实施精细生产的前提条件，也是整个供应链能否快速满足用户需求的一个必要条件。对供应商来说，要使交货准时，一是要不断改进企业的生产条件，提高生产的可靠性和稳定性；二是要加强运输的控制。
JIT采购模式并不排斥安全库存，保持安全库存的道理是显而易见的。库存是保险，是对抗不确定性的一项措施。市场是多变的，存在的不确定性因素也比较多，这就给经营者带来了不少风险。为了保持生产的连续性，为了达到为客户服务的目标，必须要有足够的库存维持量（称为安全库存），这样即使上游过程出了问题仍不至于影响服务。
目前，几乎所有的印刷企业都拥有一定的库存，以对抗这种可能发生的情况。困难的是如何确定安全库存量？它之所以困难是由于不确定性的传播从数学上讲是复杂的，现有的知识未能给人们提供一种分析方法，能够精确地计算出生产过程中库存量应有的大小。也可以说，前人未能精确地洞察到供应链中的其它过程。目前企业只能按照传统方法依赖于经验和直觉决定安全库存量。这是我们对付供应链中变化莫测的不确定性的唯一可行的方法。
采购管理作为企业价值链中的重要一环，不论从成本、质量的角度，还是从交货期和敏捷性制造上考虑，都对企业竞争力的提升具有重要意义。因此印刷企业家们应该确立现代采购理念，改革采购模式，制定采购战略，优化采购流程，降低采购交易成本，使企业得以提升。※
信息来源：印刷杂志